اگر دقت کرده باشید گاهی که احساس ناخوشی می کنید ولی احساس می کنید اگر در شرکتتان حاضر نباشید همه چیز به هم می ریزد. گاهی در انتهای روز احساس می کنید خیلی کار کرده اید و بسیار خسته اید اما نتایج دلخواهتان بدست نیامده است. این ها همه نشانه آن است که در کار شما سیستمی حکفرما نیست. البته باید اذعان کرد که در بسیاری از شرکت ها که در ایران فعال هستند تفکر سیستمی وجود ندارد و معمولاً فعالیت شرکت ها قائم بفرد است.
بنظر شما چگونه می توانیم فشار کار را کاهش دهیم و در عوض بهره وری نیز افزایش پیدا کند؟!
شما می بایست تفکر خود را سیستماتیک کنید. اما چگونه؟!
در اینجا سعی داریم روش سیستمی کردن کارهای خود را با هم مرور کنیم.
اول از هر چیز باید بدانید که در کار شما گام هایی وجود دارد و هر گام پشت سر گام بعدی است. در واقع همواره عملکرد ما از یک سیستم خطی پیروی می کند. از ابتدا همه چیز را در کار خود را ثبت نمایید. تمام فرآیندها و اتفاقاتی که در طول روز در شرکت شما اتفاق می افتد را ثبت نمایید. مستند سازی فرآیندهای کاری یکی از مهمترین کارهای یک مدیر و صاحب کسب و کار است.
فرض می کنیم شرکتی خدمات طراحی سایت ارائه می دهد. اولین گام تماس مشتری با آن شرکت است. اینکه چه کسی پاسخگوست و چه سئوالاتی در مرحله اول باید از مشتری بپرسد مهم است. تمامی صحبت ها و اعمالی که در این قسمت باید انجام شود را بر روی کاغذ بیاورید. مرحله بعد این است که شخص تماس گیرنده باید به بخش فروش شرکت وصل شود و خواسته ها و نیازهای او دریافت گردد. پس از دریافت نیازهای مشتری کار به بخش فنی ارجاع داده می شود تا خواسته های مشتری از نظر امکان سنجی اجرایی و زمان انجام کار مورد بررسی قرار گیرد. سپس پیشنهاد بخش فنی به بخش فروش ارائه می شود. در این زمان کارمند بخش فروش به تهیه یک طرح پیشنهادی کامل می پردازد و آن را برای مشتری ارسال می کند و بر طبق مذاکراتی که با مشتری انجام می دهد، مشتری را متقاعد به استفاده از خدمات شرکت می کند و در نهایت کار به امور قراردادها ارجاع می شود.
شما باید همه فرآیندهای بالا را بطور کامل مستند کنید. شاید مستند کردن هر بخش ۲۰ تا ۳۰ ساعت از وقت شما را بگیرد. چرا که همه فرآیند با دقت باید مستند شود حتی صحبتهایی که هر بخش باید با مشتری انجام دهند. این میزان وقت گذاشتن ارزش دارد. در این مستند سازی حتی شرح وظایف کارمندان نیز مشخص می شود. و شما برای هر بخش دفترچه راهنمایی جداگانه تهیه می کنید و کارمندان هر بخش را موظف می کنید بر طبق آن دفترچه راهنما عمل کنند.
در سیستم سازی دو نکته اساسی را هیچگاه فراموش نکنید:
۱) کمال گرا نباشید. هر آنچه را که می توانید مستند کنید. از هر جا که کار را شروع کنید بهره وری افزایش پیدا می کند. لازم نیست دستورالعمل های کاری شما کامل باشد. هیچ کسب و کاری بی نقص نیست. نقایص باید به مرور برطرف شوند.
۲) سیستم تحلیل شده را همیشه کنترل مجدد کنید و نسخه های جدیدی از آن تهیه کرده و دوباره به بخش های مختلف شرکتتان ابلاغ کنید.
شما حتی قادر هستید مستند سازی هر بخش از شرکت خود را، به خود ان بخش بسپارید و بعد خودتان آن را بروزرسانی کنید.
سعی کنید در سیستم کاریتان انظباط شخصی را حاکم کنید. یکی از مزایای مستند سازی همین نهادینه کردن انظباط شخصی در کارهاست.
سعی کنید مستندات شما ساده و شفاف باشند. هر چه بتوانید سیستم و زیر سیستم های کاری خود را ساده تر طراحی کنید نتایج بهتری حاصل می شود. این رویکرد سیستمی بکار باعث می شود شما بهتر کنترل امور را در دست بگیرید و وقت کمتری بعنوان یک مدیر به جزئیات اختصاص دهید.
منبع : دکتر پول
