* وضعیت‌های قانونی و اداری

اگر فعالیت مورد نظر شما تولیدی است، لازم است طرح تولید (Production Plan) تنظیم شود. این طرح باید تمامی فرآیند تولید را به طور کامل تشریح کند. در صورتی که کسب و کار بر ارائه خدمات متمرکز شده باشد، این بخش را طرح عملیاتی (Operations Plan) گویند. فرآیند و شرح خدماتی را که باید انجام شود به صورت مرحله‌ای شرح دهید.

شرح کامل فرآیند تولید، Layout کارخانه و ماشین آلات، تجهیزات تولیدی، تأسیسات، مواد خام، وسائل نقلیه، نیروی انسانی مورد نیاز تولیدی، تأمین کنندگان و سرمایه مورد نیاز در این بخش می‌آید.

مشخص کنید تصمیم به ساخت چه قطعاتی دارید و چه قطعاتی را خریداری خواهید کرد؟ آیا مونتاژ نهایی را خودتان انجام می‌دهید یا طی قراردادی به دیگران واگذار می‌کنید؟

به طور خلاصه مراحل مختلف تولید و جریان مواد و قطعات را از مواد خام تا محصول نهایی، بسته‌بندی و انبار توضیح دهید.

ماشین‌آلات و تجهیزات اصلی مورد نیاز و مشخصات‌ آن‌ها را ذکر کنید.

در مورد سالن تولید، نحوه استقرار ماشین‌آلات و تجهیزات عمده و ابعاد آن‌ها توضیح دهید.

تعیین کنید عوامل مهم و حیاتی در دستیابی به محصول نهایی با کیفیت مورد انتظار کدامند؟ چه اقدامات، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی‌هایی را به منظور حصول اطمینان از کیفیت محصول نهایی صورت داده‌اید.

توصیف کنید محتمل‌ترین حوادث (مانند از کار افتادن ماشین‌آلات و غیره) که می‌تواند منجر به توقف تولید شود، کدامند؟ این توقف چه مدت طول خواهد کشید؟ اقدامات لازم برای ادامه کار تولید را پیش‌بینی کنید.

موقعیت و محل استقرار (Location)

معیارهای انتخاب محل استقرار کسب و کار خود را به دقت بیان کنید. دسترسی به خریداران، تامین‌کنندگان، توزیع‌کنندگان، سرعت حمل و نقل کالا به بازار، هزینه مربوط به تهیه مکان (رهن، اجاره و یا خرید) از جمله مواردی است که می‌تو‌اند مورد اشاره قرار گیرد. برآورد هزینه تهیه مکان به صورت درصدی از فروش پیش بینی شده سالیانه می‌تو‌اند به ارزش این بخش از طرح کسب و کار بیافزاید.

باید توجه داشت که این بخش از طرح کسب و کار می‌تو‌اند تحت بخش تجهیزات نیز قرار گرفته سرفصلی را به خود اختصاص دهد.

تجهیزات مورد نیاز (Equipment)

لیستی از تجهیزات مورد نیاز خود را همراه با هزینه تهیه آنها فراهم آورید.

در صورتی که از تجهیزات تخصصی (مانند کامپیوتر) در دفتر خود استفاده می‌کنید باید مشخصات دقیق آنها با کلیه جزییات و همچنین بودجه مورد نیاز جهت تهیه آنها را نیز در جدولی جداگانه ذکر نمایید.

برنامه زمان‌بندی

پس از آنکه وضعیت طرح از نظر امکانات تولید، هزینه‌ها و منابع تأمین مالی مشخص شد، نیاز به یک برنامه زمان‌بندی می‌باشد تا مطابق آن تخصیص منابع مالی و انجام هزینه‌های مربوطه مشخص شود. از این رو باید دیدگاه‌های اصلی و زمان برداشتن هر گام جهت نیل به هدف نهایی، یعنی راه‌اندازی تجاری مشخص شود.

برای عملیات و فعالیت‌هایی نظیر موارد زیر پیش‌بینی زمانی و هزینه‌های لازم را مشخص نمایید. و در جدول مخصوصی علامت‌گذاری کنید:

* عملیات ساختمانی و محوطه‌سازی

* انعقاد قرارداد انتقال فنّاوری

* اجرای تأسیسات الکتریکی و مکانیکی

* خرید دستگاه‌های تأسیساتی

* خرید ماشین‌آلات و تجهیزات تولیدی ساخت خارج

* خرید ماشین‌‌آلات و تجهیزات تولیدی ساخت داخل و مواردی از این قبیل

* تهیه مواد اولیه

* راه‌اندازی آزمایشی

* راه‌اندازی تجاری

حال به تشریح برنامه ریزی عملیاتی می پردازیم :

برنامه عملیاتی چیست ؟

برنامه ریزي عبارتست از فرآیندي داراي مراحل مشخص و بهم پیوسته براي تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات . برنامه ریزي می تواند بلند مدت ، میان مدت و کوتاه مدت باشد. برنامه ریزي عملیاتی نوعی برنامه ریزي کوتاه مدت است.

برنامه عملیاتی متشکل از " چگونگی رسیدن به هدف " بخشی از مرحله برنامه ریزي استراتژیک است. برنامه عملیاتی تعریف جامعی از استراتژیها و اقدامات اجرایی شده براي انجام برنامه استراتژیک است. این برنامه جزئیات روشها ، یا استراتژیهایی را که براي انجام اهداف آرمانی و ماموریتهاي یک سازمان و برنامه هاي آن مورد استفاده قرارمی گیرد را به دقت تشریح می کند. وظایف و مسئولیتها به صورت مخفف واژه هاي اختصاصی ، قابل اندازه گیري ، فعال ولی دست یافتنی ، ) SMART

نتیجه مدار و وابسته به زمان ) مشخص گردیده است. برنامه هاي عملیاتی باید جامع باشند.

در برنامه هاي عملیاتی ، فرآیندها ، روشها و مراحل اجرایی با یکدیگر درگیر هستند . برنامه عملیاتی تعیین می کند که چه کسی مسئول انجام چه مرحله اي از اجرا است و براي چه زمانی این اقدام برنامه ریزي شده است تا اجرا شود.

براي ایجاد یک برنامه عملیاتی ، مدیران ، سرپرستان و کارکنان اصلی باید تصمیم گیري نمایند که چگونه به نتایج مطلوب دست یابند. هزینه ها ، منافع و پیامدهاي احتمالی براي نگارش برنامه عملیاتی باید با مفاهیم زیر آشنا شویم :

بیانیه رسالت :

یک بیانیه رسالت ، مشخص می کند که سازمانها ، برنامه ها و زیر برنامه ها چه کاري را و براي چه کسی انجام می دهند.

رسالت :

یک عبارت جامع ، کوتاه و مختصر در خصوص هدف یک سازمان ، برنامه یا زیربرنامه است.

هنگام نگارش بیانیه رسالت باید به موارد زیر توجه شود :

ما چه کسانی هستیم؟

چه کارهایی را انجام می دهیم؟

این کارها را براي چه کسانی انجام می دهیم؟

چرا این کارها را انجام می دهیم؟

چرا منابع عمومی به این فعالیت تخصیص یافته اند؟

یک بیانیه رسالت خوب :

هدف کلی وجود سازمان ، برنامه یا زیربرنامه را مطابق قوانین ، اصول و مقررات اجرایی شناسایی می کند.

نیازهاي اصولی یا مشکلات اصلی که سازمان ، برنامه یا زیربرنامه با هدف رسیدگی به آنها تشکیل شده است را شناسایی می کند.

مشتریان ، استفاده کنندگان (داخلی و خارجی ) یک سازمان ، برنامه یا زیربرنامه را شناسایی می کند.

به شناسایی انتظارات گروههاي ذي نفع و مشتري ، نیازمندیها ، خدمات و تولیدات ارائه شده جهت رفع این نیازمندیها ، فرآیندها و منابع مورد استفاده در این راستا کمک می کند.

منجر به توسعه سنجش عملکردهایی می شود که منعکس کننده الزامات و نیازهاي مشتري و ذینفع است.

دورنما :

یک تصویر مفهومی و الزام آور از آینده مورد نظر.

یک دورنماي عالی یعنی دورنماي الهام بخش و چالش دار که با هدف تدوین شده ، چیزي فراتر از تصویر ایده آل سازمان را نشان می دهد.

هنگام طراحی بیانیه دورنما به معیارهاي زیر توجه داشته باشید :

کوتاه و بیادماندنی باشد.

الهام بخش و چالش آفرین است.

بیانگر ایده آلهاست.

براي کارکنان ، مشتریان و ذي نفعان جالب است.

بیان کننده سطوح خدمات آینده است.

دائمی است.

دورنما باید به سئوالات زیر پاسخ دهد:

سازمان دنبال چه چیزهایی است و آرمان آن چیست؟

سازمان تمایل دارد که دیدگاه کارکنان و مشتریان و جامعه در مورد آن چگونه باشد؟

سازمان چگونه کیفیت زندگی را براي افرادي که از خدمات و تولیدات آن استفاده می کنند تغییر می دهد؟

وضعیت موجود:

باید بر اساس آخرین شاخصها توضیح داده شود. علاوه بر آن مشکلات موجود در آن مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.

وضعیت مطلوب :

وضعیتی است که می خواهیم به آن دستیابی پیدا کنیم.

اهداف :

چهارچوبی براي برنامه ریزي تفضیلی بوجود می آورند . در مقایسه ب ا بیانیه رسالت اختصاصی تر می باشند ولی در عین حال به اندازه کافی عمومی و کلی هستند که منجر به تقویت خلاقیت و نوآوري می شوند. هدف نتیجه نهایی مورد نظر بعد از گذشت مدت معین است.

اهداف کوتاه مدت یا اختصاصی :

اهداف قابل اندازه گیري در راستاي دستیابی به اهداف بلند مدت هستند . اهداف اختصاصی از اهداف کلی سرچشمه می گیرند.

مراحل مدیریت برنامه عملیاتی :

1- تعیین مسئولیت براي اجراي یک برنامه عملیاتی

چه کسی مسئول اجراي تمامی برنامه عملیاتی است؟

بر روي چه کسی می توان حساب کرد؟

2- جزئیات برنامه عملیاتی در اجرا

تعریف مراحل اجراي برنامه عملیاتی توسط تیم مربوطه.

3- تعیین چارچوب زمانی براي اجراي برنامه عملیاتی

4- تعیین منابع لازم سالیانه اجراي برنامه عملیاتی

بنابراین یک برنامه عملیاتی باید شامل بیانیه رسالت ، دورنما ، وضعیت موجود ، وضعیت مطلوب ، اهداف کلی واختصاصی وجدول برنامه باشد.